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Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]

我们经常要利用Excel生成指定类型的报表,但是很多报表原始数据是混杂在一起,或者是分布在各个子表中。现在利用Excel透视报表的功能,我们可以快速将混杂的数据分离为分页报表,或者将独立子表整合为汇总报表。 简单分页,混杂报表变身分页报表 为了方便统计,工作中很多报表数据都是归集在一起。比如公司HR整理的员工考勤报表,所有员工是按照月份统计整合在一起(图1)。 Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]图片1

图1 原始数据

现在老总需要查看每月和各部门考勤,因此需要将上述汇总数据按照月份和部门类别分别整理,这类操作借助透视报表就可以轻松完成了。下面以月份整理为例。 点击“插入→数据透视表”,表区域选择原始数据中的数据区域,设置透视表的位置选择“新工作表”,这样在新工作表会生成一个透视表(图2)。 Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]图片2

图2 创建数据透视表

在出现数据透视表窗口,在数据透视表字段,勾选“员工”,“旷工天数”和“月份”。接着使用鼠标分别将“月份”拖到下方的筛选器,“员工”,“旷工天数”拖到“行”(图3)。 Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]图片3

图3 透视表字段设置

切换到“数据透视表→选项→显示报表筛选页”,在打开的窗口选择按照“月份”进行筛选。这里筛选是根据上述筛选字段进行设置,因此如果是其他报表,如要对部门进行筛选,则在上述筛选字段添加“部门”字段即可(图4)。 Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]图片4

图4 显示报表筛选页

完成上述操作后,点击“确定”,这样在当前工作簿下就会新增11月份、12月份两个子表,切换到各自子表后,员工旷工数据就一目了然了。显然利用自行定义字段的方法,我们可以自行选择需要的数据进行展示,并自动生成需要的报表(图5)。 Excel进阶:透视报表生成分页和汇总报表[多图]图片5

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